Self Check-in Kiosk for Hotels – CybDesk

The integrated reception kiosk with PMS and digital access systems to automate check-in, payments, and key delivery.

CybDesk is the self-service kiosk designed for hotels, residences, and B&Bs that want to digitalize their reception and offer a modern guest experience available 24/7.

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What is the CybDesk Self Check-in Kiosk

CybDesk is a self-service reception kiosk fully integrated with the CybHotel platform.

It allows guests to:

  • complete self check-in
  • pay for their stay
  • receive keys or access cards
  • complete self check-out

It reduces waiting times and lowers operational costs without sacrificing control.

Main Features

📥 Direct Booking

Check availability and make reservations directly from the kiosk.

🎮 Guided Self Check-in

Fast and intuitive guest registration with document scanning and digital signature.

⌚ Self Check-out

Autonomous check-out with instant balance settlement.

🔑 Key or Card Delivery

Automatic release of keys or access cards after check-in.

📇 Document Scanning

Digital document acquisition compliant with current regulations.

Full Integration with PMS & Digital Access Systems

CybDesk is natively integrated with CybSOFT.

Every operation is synchronized in real time with:

  • PMS
  • room status
  • digital access systems
  • payments
  • mandatory communications

This eliminates incompatibilities between different systems and ensures operational continuity.

Integrated Payments

The integrated electronic payment terminal allows:

on-site payments

automatic balance settlement

pre-authorizations

No external systems and no duplicate data entry required.

Benefits for Your Property

Reduced front desk costs

24/7 operations

Lower administrative workload

Autonomous guest experience

Scalability for traditional or automated hotels

Technical Specifications

Standard Components

  • Windows PC
  • 22” touchscreen display
  • Thermal printer
  • Document scanner
  • Payment terminal
  • Stereo speakers

Optional Components

  • Card dispenser
  • Custom printed paper cards

Certificazione e conformità

Hardware e software sono certificati secondo gli standard richesti.

Perché scegliere un totem integrato e non una soluzione separata

CybDesk non è un chiosco isolato.

È parte di un ecosistema che integra:

  • PMS
  • Booking Engine
  • Channel Manager
  • Digital access systems

Questo garantisce un flusso unico e senza duplicazioni operative.

  1. CybDesk è adatto anche a hotel con reception tradizionale?
    Sì. CybDesk può affiancare la reception nei momenti di maggiore affluenza oppure essere utilizzato per il check-in fuori orario. È una soluzione flessibile che si adatta sia a hotel tradizionali sia a strutture completamente automatizzate.
  2. Il totem funziona anche senza internet?
    Il sistema è progettato per garantire continuità operativa.
    Le informazioni principali sono sincronizzate con il PMS e il sistema accessi, riducendo il rischio di blocchi operativi. In caso di interruzioni temporanee della connessione, il personale può sempre intervenire tramite la piattaforma gestionale.
  3. È possibile installare il totem all’esterno della struttura?
    Sì. CybDesk può essere installato all’interno o all’esterno della struttura, in base alle esigenze operative. Le soluzioni vengono configurate considerando sicurezza, accessibilità e protezione ambientale.
  4. CybDesk si integra con le serrature elettroniche?
    Sì. Il totem è integrato con il sistema di accessi digitali CybHotel e quello di altri fornitori. Dopo il completamento del check-in e del pagamento, l’ospite può ricevere automaticamente la chiave, la card o le credenziali digitali di accesso.
  5. Il sistema invia automaticamente le comunicazioni obbligatorie?
    Sì. Grazie all’integrazione con il PMS, i dati raccolti durante il check-in vengono utilizzati per le comunicazioni obbligatorie alle autorità competenti, riducendo l’inserimento manuale da parte dell’albergatore.
  6. È possibile gestire pagamenti direttamente dal totem?
    Sì. CybDesk integra un terminale di pagamento elettronico che consente di effettuare saldi e pagamenti in loco in modo sicuro e tracciato.
  7. Quanto tempo serve per l’installazione?
    I tempi variano in base alla configurazione della struttura e all’eventuale integrazione con dispositivi di accesso. Il team CybHotel supporta l’intero processo di configurazione e attivazione.
  8. È adatto anche a B&B e affittacamere?
    Sì. CybDesk è adatto sia a hotel di medie e grandi dimensioni sia a strutture più piccole che desiderano automatizzare il processo di accoglienza e ridurre la presenza fisica in reception.

Vuoi automatizzare la reception della tua struttura?

Scopri come funziona CybDesk e come si integra con il sistema CybHotel.

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